Пресс-релиз — как составить привлекающее письмо

Пресс-релиз — это информационное сообщение для СМИ, которое готовит пресс-служба или пресс-секретарь организации.

 

С одной стороны, это PR-документ и «визитка» организации. С другой, достоверный источник информации для медиа. Основная цель пресс-релизов – привлечь внимание журналистов к событию.

Виды пресс-релизов

  • Пресс-релиз-анонс — сообщение о грядущем событии. Цель – собрать как можно больше  журналистов, которые осветят это событие. В таком анонсе уместно указать суть и бэкграунд мероприятия.
  • Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) –  сообщение о событии, которое уже состоялось. В таком пресс-релизе можно разместить комментарии и цитаты заинтересованных лиц.
  • Информационный пресс-релиз — это сообщение о событии, которое продолжается. Информационный пресс-релиз содержит отчёт о произошедших изменениях.

Хороший релиз содержит не более одной страницы А4, поэтому не нужно делать его слишком подробным. Сосредоточитесь на одной новости и постарайтесь учесть повестку конкретного издания, в которое направлен документ.

Основные элементы пресс-релиза

Заголовок

Привлекательное название определяет, будут ли вообще читать ваше письмо. В самом начале передайте суть пресс-релиза и его важность для аудитории. У вас есть всего 5 секунд, чтобы привлечь внимание.

Собственно текст

Разбейте письмо на логические части и пишите небольшими абзацами. Главная мысль и ответы на вопросы Кто? Что? Где? Когда? и Почему? — в начало. Максимум, к которому нужно стремиться, — не более 12 слов в предложении. В лиде — не более 7 слов.

Цитаты

Несколько слов от представителя или владельца компании сделают ваше письмо более презентабельным и добавят ему ценности. К тому же, другие медиа смогут использовать эту цитату в своих материалах. Следите, чтобы цитата не пересказывала уже упомянутое другими словами.

Фото и видео

Визуальные форматы помогут вам проще рассказать историю и проиллюстрировать тему письма. Качественные фотографии и видеоролики привлекают внимание. Не забывайте, что видео лучше встраивать в тело письма, а фотографии подгонять по размеру.

О себе

Расскажите кто вы и чем занимаетесь как компания. Сделайте это кратко, но обязательно подвяжите ссылки на сайт и соцсети, чтобы получатель мог при желании узнать о вас больше.

Контакты

Убедитесь, что указали все актуальные имэйлы и телефоны. Не стесняйтесь поделиться, к примеру, страничкой Facebook или LinkedIn: так вы повысите доверие и предложите самый простой способ для связи.

Несколько слов про стиль.

Лаконичность

Пишите только по делу. Думайте о том, какую мысль вы хотите донести.

Язык

Простой. Без использования специальной лексики.

Маркеры

Используйте нумерацию или маркеры для перечисления, чтобы лучше донести мысль и выделить главное.

Аббревиатуры

Их лучше избегать. Если только это не общеизвестные вроде МИД или КГБ.

Старайтесь не преувеличивать факты, но и не стесняйтесь рассказать о своих успехах. Помните, что прежде всего это не рекламное сообщение, а информационное сообщение.

Эксперты в теме

Алексей Лучников
Заместитель дневного редактора интернет-газеты «БИЗНЕС Online»

Евгения Лампадова
Основатель PR агентства Lampa

Юрий Синодов
Медиаконсультант и администратор в Roem.ru

Работал в разных изданиях: РБК, журнал "Профиль", русский Businessweek, Webplanet.ru. Создал Roem.ru, в котором и проработал дольше всего, где освещал российский интернет-бизнес.

Оксана Силантьева
Мультимедийный продюсер, основатель Silamedia

Тренер-консультант в сфере внутренней, внешней и массовой коммуникации, маркетинга и менеджмента мультимедийных проектов. Магистр мультимедиа журналистики (диплом Bournemouth University, Великобритания).

Татьяна Магера
Продюсер, редактор, тренер по коммуникациям

Координировала Нефорум блогеров, РИА Новости. Опыт организации образовательных мероприятий для медиасферы приобрела, организуя и проводя тренинги, семинары и деловые игры в Высшей школе журналистики НИУ ВШЭ и Учебном центре РИА Новости.

Илья Кудинов
координатор расследований сети «Так-Так-Так» (проект ИРП-Сибирь)

В журналистике с 2007 года. Окончил отделение журналистики Новосибирского государственного педагогического университета. В 2009 году пришел в ИРП-Сибирь, с 2012 года по настоящее время – координатор расследований сети «Так-Так-Так» (проект ИРП-Сибирь).

Павел Демин
редактор газеты «Ваше дело».

Надежда Скалон
Редактор рубрики «Политика» холдинга «Алтапресс»

Артем Ефимов
журналист-фрилансер и киносценарист

Используя это, были реализованы проекты

Благотворительный фонд помощи инвалидам и пожилым, живущим в домах престарелых.

30 6616

Проект стал местом для пострадавшими во время пожаров 2010 года и тех, кто хочет помочь. Это первое использование платформы Ушахиди в России. От формирования идеи до ее реализации и запуска прошло 48 часов.

32 3509

Многопользовательский блог, объединяющий в петербуржцев, испытывающих проблемы с протекающими крышами. Карта протечек не оставляет равнодушным.

18 2553

Масштабная распределенная акция, объединившая блогеров разных регионов России и СНГ в деле очистки мусора в городах, селах и лесах.

23 2045
Татьяна Магера
Продюсер, редактор, тренер по коммуникациям

Важно работать в команде, строить сообщества, развивать связи. Нетворкинг – наше всё. На всех семинарах, тренингах важны взаимодействие и обратная связь. И в повседневной работе тоже.